مزایای مدیریت با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب

در حال حاضر اغلب مشاغل برای افزایش درآمد و در نتیجه حفظ بقای خود در تلاش هستند تا با فناوری های نوین سازگار شوند. به کار بردن فناوری های نوینی همچون دستگاه های حضور و غیاب می تواند به حفظ سلامت محیط کار در شرکت ها و سازمان ها کمک کند که در نتیجه آن رضایت کارکنان و مدیران بیشتر خواهد شد. از طرف دیگر متغیر های زیادی بر روی پویایی نیروی کار به طور مداوم تاثیر می گذارند که از میان آنها می توان به نیروی کار چند فرهنگی، مرخصی، دور کاری، شیفت کاری،  اضافه کاری، سیاست های پرداخت حقوق، مدیریت زمان و میزان عملکرد و بهره وری پرسنل اشاره کرد. مدیریت این متغیر ها توسط کارفرمایان برای پیشرفت کاری سازمان ها، بسیار مهم است و خوشبختانه وجود دستگاه حضور و غیاب در سازمان ها و کارخانه ها می تواند به کنترل بهتر و آسان تر این متغیرها کمک کند. در ادامه در رابطه با مزایای مدیریت با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب بیشتر توضیح خواهیم داد.

• دقت بالا

انسان ها جایزالخطا هستند، حتی اگر دستگاه های محاسباتی را نیز در اختیار آنها قرار دهیم باز هم ممکن است دچار اشتباه شوند. اما سیستم های مدیریت خودکار حضور و غیاب افراد، از سوابق دقیق زمان اطمینان می یابند و با وارد کردن اطلاعات درست، خطاهای اجتناب ناپذیر و پرهزینه را به حداقل می رسانند. این داده های دقیق به دست آمده در نهایت می تواند به محاسبه دقیق حقوق و دستمزد کارکنان کمک کند. علاوه بر این ویژگی های بیومتریک برای هر فرد منحصر به فرد است و امکان جعل و یا تکثیر آن وجود ندارد، شناسایی بیومتریک دقیق ترین سیستم برای شناسایی هر کارمند می باشد. به کارگیری فناوری بیومتریک در این دستگاه ها به ردیابی دقیق حضور کارمندان در سازمان کمک می کند.

• صرفه جویی در هزینه

آیا تاکنون فکر کرده اید که دستگاه های حضور و غیاب می توانند هزینه ها را کنترل کنند؟ در واقع این دستگاه ها با ثبت دقیق تأخیر در زمان ورود و خروج پرسنل، می توانند از هر گونه دستکاری اطلاعات و سوء استفاده های ممکن با استفاده از ارائه گزارشات نادرست جلوگیری نمایند که در نتیجه از پرداخت حقوق بیشتر به افراد جلوگیری خواهد شد. نتایج تحقیقات صورت گرفته در سازمان های بزرگ نشان می دهد که این سازمان ها پس از اجرای سیستم های خودکار حضور و غیاب، تا پرداخت ۱۶۰۰ دلار برای هر کارمند صرفه جویی می کنند.

• افزایش بهره وری سازمان

نظارت و مدیریت حضور و غیاب پرسنل به صورت دستی می تواند یک امر وقت گیر، پر زحمت و گران باشد. زمان لازم برای پردازش برگه های کاغذی، مجوز مرخصی، اضافه کاری و ایجاد لیست کارمزد به صورت دستی بسیار زیاد است. با استفاده از یک سیستم خودکار که تمام این کارها را برای شما انجام می ده،  می توانید در وقت خود صرفه جویی کنید و از پیگیری ساعت کاری کارمندان تا وارد کردن خودکار اطلاعات به سیستم برای محاسبه حقوق و دستمزد را به این دستگاه بسپارید. صرفه جویی در زمان همراه با بالا بردن دقت داده ها در بهینه سازی استفاده از منابعی که منجر به افزایش بهره وری می شود کمک کرده و سود شما را بهبود می بخشد. از طرف دیگر شرایط عادلانه محاسبه اضافه کاری، انگیزه پرسنل را نیز برای افزایش ساعت کاری خود در طول هفته بیشتر می کند که در نهایت بهره وری سازمان افزایش می یابد.

• رسیدگی آسان و سریع به امور پرسنل

با استفاده از دستگاه حضور و غیاب فقط با چند کلیک ساده ، می توانید گزارش های دقیقی را از ساعات کاری ، میزان غیبت و اضافه کاری افراد به دست آورید، این دستگاه همچنین می تواند یک گزارش خلاصه ماهانه از اطلاعات مربوط به عملکرد هر پرسنل را به مدیر سازمان ارائه دهد. این گزارشات به ایجاد شفافیت در سازمان کمک می کند. مدیران همچنین می توانند از گزارشات گرافیکی استفاده کنند تا درک سریع و آسان تر از داده های حضور و غیاب پرسنل به دست آورند.

• افزایش انعطاف پذیری سازمان

در دهکده جهانی امروز که همه چیز به خوبی به یکدیگر متصل هستند ، ممکن است شما کارمندانی داشته باشید که خارج از دفتر کار و در مکان های بسیار دورتر از شما برای سازمانتان در حال انجام فعالیت هستند. سیستم مدیریت حضور و غیاب به سازمان ها این امکان را می دهد که حتی کارمندان دور از محیط کار را نیز با استفاده از روش های مختلف نظیر تلفن های هوشمند، شبکه های اینترنتی ، سیستم بیومتریک و دیگر فناوری های نوین در هر نقطه از جهان ردیابی کنند.

• قابلیت پیکربندی مطابق با ماهیت کاری سازمان

شما می توانید بر اساس ماهیت کار و متناسب با خط مشی های سازمان، سیستم های مدیریت حضور و غیاب پرسنل را انتخاب و پیکربندی کنید. این سیستم ها همچنین می توانند با هر سخت افزار  و نرم افزار حضور و غیاب دیگر یکپارچه شوند. در واقع شما می توانید با توجه به نیازهای سازمانی خود  و با استفاده از  تکنولوژی های موجود در زمینه سیستم های ردیابی و نظارت بر حضور پرسنل، هر گونه سیاست حضور و غیاب شخصی و دلخواه خود را پیاده سازی نمایید. برای مثال می توانید برای هر شیفت کاری، پیکربندی های فردی به خصوصی داشته باشید، گزینه های دیگری نیز برای تعیین چرخه حضور پرسنل، قوانین ورود و خروج به سیستم  و کسر مرخصی و تعطیلات وجود دارد.

• امنیت بالا

اغلب سیستم های مدیریت حضور و غیاب با معماری های پیچیده و بسیار ایمن طراحی و ساخته شده اند. برای مثال، سیستم های بیومتریک بسیار مطمئن و ایمن هستند و می توانند به جلوگیری از هر گونه تقلب و خرابکاری و همچنین کاهش هزینه های اداری ناشی از پین های فراموش شده و کارت های شناسایی گمشده کمک کنند. این سیستم ها برای سازمان هایی که امنیت یکی از دغدغه های اصلی آنها است از اهمیت بالایی برخوردار است.

• شناسایی دقیق پرسنل سازمان

با کمک این سیستم می توانید از لحاظ شناسایی پرسنل، به سطح بالایی از دقت برسید. به عنوان مثال، اگر دستگاه را به درستی تنظیم کرده باشید، می توانید از طریق ویژگی های بیولوژیکی نظیر اثر انگشت و اسکن عنبیه به منظور به روزرسانی سیستم حضور و غیاب استفاده کنید. این دستگاه همچنین روش های منحصر به فرد و دقیقی را برای شناسایی کارمندان به شما  ارائه می دهد.

• صرفه جویی در وقت

یکی دیگر از مهم ترین مزایای دستگاه های حضور و غیاب، صرفه جویی در وقت است. در واقع شناسایی بیومتریک کارکنان بسیار سریع صورت می گیرد و به این ترتیب یک فرد می تواند بلافاصله طی یک ثانیه شناسایی و رد شود. شما به عنوان یک مدیر سازمان قطعا ارزش زمان را می دانید، بنابراین این سیستم می تواند با جلوگیری از اتلاف وقت، به بهبود عملکرد و افزایش بهره وری کارکنان شما کمک کند.