شاخص عملکرد KRI , KPI , PI

سازمان‌ های کمی هستند که می توانند به درستی از شاخص های عملکرد کلیدی استفاده نمایند. زیرا در اغلب اوقات در مورد تعریف و نحوه استفاده از شاخص عملکرد KRI , KPI , PI سردرگمی های زیادی وجود دارد و حتی شاخص‌ های نادرستی به ‌اشتباه شاخص کلیدی عملکرد نام‌گذاری می شوند. به همین خاطر در این مقاله می خواهیم تفاوت بین هر کدام و نحوه استفاده از آنها را برای شما توضیح دهیم. ابتدا به تعاریف مختصری از شاخص عملکرد KRI , KPI , PI می پردازیم. با ما همراه باشید.  

سازمان‌ های کمی هستند که می توانند به درستی از شاخص های عملکرد کلیدی استفاده نمایند. زیرا در اغلب اوقات در مورد تعریف و نحوه استفاده از شاخص عملکرد KRI , KPI , PI سردرگمی های زیادی وجود دارد و حتی شاخص‌ های نادرستی به ‌اشتباه شاخص کلیدی عملکرد نام‌گذاری می شوند. به همین خاطر در این مقاله می خواهیم تفاوت بین هر کدام و نحوه استفاده از آنها را برای شما توضیح دهیم. ابتدا به تعاریف مختصری از شاخص عملکرد KRI , KPI , PI می پردازیم. با ما همراه باشید.

تعاریف مختصر از شاخص عملکرد KRI , KPI , PI

به طور کلی سنجه‌های عملکردی، به سه دسته تقسیم بندی می شوند. این دسته ها عبارتند از:

• KRIs

شاخص های نتیجه ای کلیدی Key Result Indicators یا همان (KRIs) که نتیجه عملکرد شما را در یک منظر خاص نشان می دهد. KRI معمولا توسط هیئت سنجش برای اندازه گیری اثربخشی تصمیمات کلی مدیریت در نظر گرفته می شود.

KRI یک عامل مهم موفقیت درونی یا بیرونی برای سازمان است که در آن عملکرد عالی سازمان جهت دستیابی به اهداف استراتژیک و در نهایت چشم اندازهای نهایی مهم، ارزیابی می شود.

یک مثال برای درک بهتر KRI:

همانطور که می دانید مک دونالد به عنوان یکی از معروف ترین و کارآمدترین رستوران های زنجیره ای فست فود در جهان به شمار می رود. برای حفظ این جایگاه، مدیران آن باید استانداردهای خود را در همه جای دنیا حفظ کنند. مک دونالد را نمی توان بدون مفهوم فست فود تعریف کرد. بنابراین، سرعت تحویل غذا یک KRA برای مک دونالد است.

• PIs

شاخص های عملکردی Performance Indicators که به اختصار PIs گفته می شود، به شما می‌گوید که چه کاری باید انجام دهید.

• KPIs

شاخص های کلیدی عملکردی Key Performance Indicators یا KPIs به شما می‌گوید که چه کارهایی را باید انجام دهید تا کارایی سازمان را به‌ میزان چشم‌گیری افزایش دهید. هر کدام از این شاخص ها مستقیماً با یک هدف استراتژیک پیوند می خورند. به عبارت دیگر یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) یک سنجه ( متریک ) است که در درک چگونگی دستیابی به اهدافتان کمک می کند.

سازمان ها از KPI ها در چندین سطح استفاده می کنند تا موفقیت خود را در رسیدن به اهداف ارزیابی کنند. KPI های سطح بالا ممکن است روی عملکرد کلی مشاغل متمرکز باشند، در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است روی فرآیندهای بخش هایی از سازمان نظیر فروش، بازاریابی ، منابع انسانی، پشتیبانی و سایر موارد متمرکز شوند.

تفاوت کلیدی بین شاخص عملکرد KRI , KPI , PI

تفاوت کلیدی بین KPI و KRA در این است که KPI یک معیار کمی است که برای ارزیابی دستیابی به یک هدف مورد استفاده قرار می گیرد در حالی که KRA یک منظر استراتژیک است که در آن عملکرد عالی به منظور پیشی گرفتن از رقبا مد نظر می باشد. به این ترتیب رابطه KPI با KRA این است که اهداف با استفاده از KRA طراحی می شوند، و تحقق آنها توسط KPI اندازه گیری می شود.

KRA ها همچنین می توانند برای کارمندان سازمان ها، مرتبط با اهداف عملکرد و نقش های شغلی آنها تعریف شوند. به طور کلی، حوزه های شاخص کلیدی هر کارمند حدود سه تا پنج مسئولیت اصلی است که مسئولیت ها در مشخصات شغلی یک کارمند نیز گنجانده شده و ارزش اصلی شخص را برای شرکت نشان می دهد. تجزیه و تحلیل این خصوصیات می تواند به کارکنان کمک کند تا یک برنامه استراتژیک شخصی برای پیشرفت شغلی تهیه کنند و همینطور می تواند به عنوان پایه ای برای ارزیابی عملکرد کارمندان مورد استفاده قرار بگیرد.

اهمیت انتخاب شاخص‌های عملکرد صحیح

انتخاب شاخص‌ های درست و مناسب برای موفقیت سازمان امری حیاتی است. در حقیقت بدون تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد صحیح و مناسب، مدیران سازمان در حال پرواز کور بر روی سازمان خود می‌باشند. به عبارت دیگر انتخاب شاخص کلیدی عملکرد صحیح نشان می دهد که آیا سازمان‌ های تحت رهبری مدیران یا رهبران، به سوی موفقیت قدم برمی‌دارند یا خیر؟

در هنگام تصمیم گیری در مورد شاخص های کلیدی عملکردی KPI ، مدیریت باید سوالات زیر را ارزیابی کند:

• آیا KPI ها به خوبی با اهداف استراتژیک سازمان در ارتباط هستند؟
• آیا می توان دستاورد KPI را کنترل کرد؟
• آیا می توان اقداماتی را برای بهبود عملکرد KPI انجام داد؟
• آیا KPI ها به راحتی قابل توضیح هستند؟
• آیا KPI به آسانی قابل دستکاری است؟

شناسایی KPIهای مناسب برای کسب و کارها

هیچ لیست ایده آلی از KPI ها که برای همه سازمان ها و یا حتی همه کسب و کارهای یک صنعت خاص یکسان  باشد وجود ندارد. دلیل آن هم این است که دو شرکت رقیب ممکن است الزامات استراتژیک کاملاً متفاوتی داشته باشند.

به این ترتیب جهت شناسایی KPI های مناسب هر کسب وکاری، ابتدا لازم است اهداف و مسیرهای استراتژیک آن کسب و کار به روشنی مشخص گردد. به یاد داشته باشید ابزارهای ناوبری زمانی کارآمد هستند که ما کاملاً بدانیم قصد داریم به کجا برویم. بنابراین بعد از تعریف استراتژی ها و اهداف  خود می توانید به ‌دقت میان اهداف و KPIهای خود ارتباط برقرار کنید.

همچنین باید هر سازمان KPIهای منحصر به فرد خود را توسعه دهد. بر همین اساس سعی کنید از شاخص های کلیشه ای استفاده نکنید. برای مثال سازمان هایی که از هندبوک‌ها یا شاخص‌های استاندارد مثل شاخص‌های EFQM استفاده نموده‌اند، بعد از مدتی اظهار داشته‌اند که ابزار کارت امتیازی متوازن برای آنها چندان اثربخشی لازم را نداشته است.

این نکته بارها از زبان اساتید و مشاوران کسب و کار مطرح گردیده است که هر سازمانی بایستی شاخص‌های عملکردی مخصوص به خود را استخراج نماید. برای روشن تر شدن این نکته به مثال زیر توجه کنید:

دو تولید کننده ممکن است اهداف استراتژیک مشابهی داشته باشند، اما با این وجود یک تولید کننده برای دستیابی به جایگاه مسلط در یک بازار نوظهور، روی توسعه تمرکز دارد و تولید کننده دیگر بیشتر روی کاهش تعداد مشتریان خود و در عوض افزایش ارزش فروش سالانه برای هر مشتری متمرکز می باشد.

با این حال ، KPI  ویژگی های مشترکی نیز دارند. این ویژگی ها عبارتند از:

برخی از ویژگی های مشترک KPIها

• آنها تأثیر بسزایی در تحقق یک هدف استراتژیک دارند.
• آنها با مسئولیت تیم ها و افراد در ارتباط هستند.
• آنها بطور کلی بر سایر اقدامات عملکردی تأثیر می گذارند.
• آنها چرخه های اندازه گیری کوتاهی دارند و باید دائماً مورد نظارت قرار بگیرند و …

***

در پایان خوب است این نکته را نیز یادآور شویم که شما به عنوان مدیر و  یا مالک سازمان باید از شاخص عملکرد KRI , KPI , PI  به عنوان مرجعی برای تصمیم ‌گیری درست و به موقع برای سازمان استفاده نمایید. بنابراین هرگز از آن به عنوان ابزاری چماق‌گونه برای کوبیدن بر سر کارکنان خود استفاده نکنید.