مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)

در سال های اخیر دنیای تجارت و کسب و کار شاهد ظهور نرم افزارهای زیادی نظیر نرم افزار فروش، نرم افزار CRM، نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) و نرم افزارهای دیگر بوده است. تا کنون مباحث زیادی را به ویژگی ها و مزایای نرم افزار فروش و دیگر نرم افزارها اختصاص داده ایم. در اینجا قصد داریم به معرفی مفهوم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) و همینطور کاربرد نرم افزار  BPMS بپردازیم. با ما همراه باشید.

در سال های اخیر دنیای تجارت و کسب و کار شاهد ظهور نرم افزارهای زیادی نظیر نرم افزار فروش، نرم افزار CRM، نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) و نرم افزارهای دیگر بوده است. تا کنون مباحث زیادی را به ویژگی ها و مزایای نرم افزار فروش و دیگر نرم افزارها اختصاص داده ایم. در اینجا قصد داریم به معرفی مفهوم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) و همینطور کاربرد نرم افزار  BPMS بپردازیم. با ما همراه باشید.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) چیست؟

در حال حاضر BPMS به عنوان یکی از فناوری هایی شناخته می شود که به شرکت ها در دستیابی به ابتکارات تحول دیجیتال خود کمک می کند. نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) به شرکت ها کمک می کند تا مجموعه ای از فعالیت ها و وظایف را که پس از اتمام ، به هدف سازمانی می رسند ، طراحی ، مدل سازی ، اجرا و خودکار کرده و همینطور بهبود ببخشند. آنچه که به عنوان فرآیندهای کسب و کار شناخته می شود ، در واقع همان فعالیت ها و وظایفی است که توسط افراد و تجهیزات قابل انجام است و به طور معمول در بخش های تجاری انجام می شود.

BPMS محصول فناوری است که از مدیریت فرآیند تجارت (BPM) نیز پشتیبانی می کند و فرآیندهای تجاری را به شکلی دیگر بهبود می بخشد.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) شامل چه فناوری هایی است؟

BPMS که گاهی اوقات به عنوان مجموعه مدیریت فرآیندهای کسب و کار نیز شناخته می شود ، مجموعه فناوری هایی است که شامل موارد زیر است:

-ابزار استخراج فرآیند برای کشف ، بازنمایی و تجزیه و تحلیل وظایفی که فرآیندهای تجاری را پیش می برد.

-موتورهای گردش کار برای خودکار کردن جریان وظایفی که یک فرآیند تجاری را به اتمام می رسانند.

-موتورهای قوانین کسب و کار (BREs) برای اینکه کاربران نهایی بتوانند قوانین تجاری را بدون نیاز به درخواست کمک از یک برنامه نویس تغییر دهند.

-ابزارهای شبیه سازی برای مشاهده چگونگی رفتار فرآیندها بدون نیاز به رمزگذاری ابتدا

افزایش استفاده مدرن BPMS از فناوری (بدون کد) (LCNC) به این معنی است که دیگر کسب و کارها فقط به رمزگذاران حرفه ای برای بهینه سازی فرایندهای کاری خود وابسته نیستند. بلکه تحلیل گران تجارت و حتی کاربران تجاری می توانند با توسعه دهندگان فرآیند و IT در زمینه بهبود و تبدیل فرآیندهای تجاری با استفاده از BPMS همکاری کنند.

چرا باید از BPMS استفاده کنیم؟

BPMS فرض می کند که مشاغل توسط مجموعه ای از فرآیندها اداره می شوند. یکی از اهداف مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPMS) حمایت از رهبران سازمانی است. زیرا آنها از طریق مدیریت گردش کار و سایر تصمیمات تاکتیکی برای دستیابی به کارآیی عملیاتی تلاش می کنند ، در حالی که روند کلی را نیز در رسیدن به هدف خود تحت تاثیر قرار می دهند.

به یاد داشته باشید BPMS تنها یک پروژه تک کاره نیست. بلکه چارچوبی را برای ایجاد ، تجزیه و تحلیل و همینطور بهبود مستمر فرآیندهای تجاری برای روشن شدن مداوم نقش ها و مسئولیت های شغلی افراد درگیر در فرآیند ، فراهم می کند. بنابراین در صورت اجرای صحیح ، BPMS توانایی شرکت شما را در پاسخگویی به روندهای بازار ، تهدیدها و فرصت ها بهبود می بخشد.

به گفته جامعه متخصصین حرفه ای BPMS در جهان ،این فناوری برای دستیابی به سه نتیجه بر روی فرآیندهای کسب و کار  تمرکز دارد:

۱) واضح کردن مسیر استراتژیک شرکت

۲) هم تراز کردن منابع شرکت

۳) افزایش نظم و انضباط در کارهای روزمره

مزایای اجرای نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)

ابزارهای BPMS محیط عملیاتی را تشکیل می دهند که اهداف و مزایای BPM را فعال و خودکار می کند. این ابزارها به شرکت ها در اجرای استراتژی های کسب و کار خود از طریق هماهنگی ، تغییر و بهبود روند تجارت در بخش های مختلف کمک می کنند. ابزارهای BPMS همچنین ادغام و یکپارچه سازی سیستم های سازمانی و برنامه های کاربردی شرکت مانند نرم افزار فروش ، برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و همینطور مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را ممکن می سازند.

ابزارهای BPMS داده ها را جمع آوری و تجزیه و تحلیل می کنند تا به شرکت ها در تشخیص اینکه کدام قسمت از فرآیند کسب و کار امکان خودکارسازی و یا تغییر دارد، کمک کنند. رویکرد مبتنی بر داده ، رهبران تجاری را قادر می سازد تا تصمیمات مربوط به فرآیند کسب ‌و کار را به گونه ای اتخاذ کنند که اهداف استراتژیک را پشتیبانی ‌کند. اگر ابزارهای BPMS به طور صحیح به کار گرفته شوند ، از طریق خودکار کردن کارهای دستی ، پرداختن به تنگناها و ارائه قابلیت دید بیشتر در چگونگی تطابق کار آنها با یک فرآیند بزرگ ، باعث افزایش بهره وری و روحیه کارمندان می شوند. دیگر مزایای یک برنامه موفق BPM ، شامل موارد زیر است:

• بهبود هزینه ، بهره وری و کیفیت
• بهبود سطح خدمات و رضایت مشتری
• ساده سازی فرآیندهای تجاری
• کاهش هزینه ها و افزایش درآمد
• کمک به مدیریت ریسک‌ها و رعایت مقررات و …

ویژگی های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)

ویژگی های استاندارد موجود در BPMS عبارتند از: یک موتور فرآیند برای مدل سازی فرآیندها و برنامه‌ های وب، جمع‌آوری داده و تجزیه و تحلیل‌های تجاری برای فعال کردن تغییرات فرآیند هوشمند، سیستم مدیریت محتوا (cms) برای ذخیره‌ سازی امن فایل‌ها، ابزارهای همکاری از جمله نرم افزار همکاری اجتماعی و ابر یا استقرار در محل.

شایان ذکر است مجموعه ویژگی های محصولات BPMS همچنان در حال تکامل است ، زیرا فروشندگان در تلاشند تا به نیاز مشتریان خود پاسخ دهند تا فرآیندهای پیچیده و ساده را به سرعت خودکار کنند ، تغییرات را در زمان واقعی انجام دهند و از فن آوری های نوظهور مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و هوش مصنوعی برای به دست آوردن مزیت رقابتی استفاده کنند.

در واقع معماری ایده آل BPMS باید به صورت یک محیط ترکیبی باشد که می تواند از تغییرات بسیار سریع پشتیبانی کند ، از نظر فن آوری مجهز باشد ، از تولید برنامه های خودکار پشتیبانی کند و به برنامه های ساخته شده در هر پلتفرم اجازه دهد تا به صورت یکپارچه با راه حل های دیگر ادغام شوند.

مثال هایی از فرآیندهای تجاری مورد استفاده در BPMS

به طور کلی فرآیندهای تجاری در محدوده دپارتمان ها تکیه می کنند ، به چندین فناوری متکی هستند ، از الزامات و مقررات پیروی می کنند ، طولانی مدت هستند و مستعد تغییرات مکرر از BPMS هستند. نمونه هایی از فرایندهای تجاری که می توانند توسط سیستم های BPMS بهبود یابند شامل موارد زیر است:

-مدیریت حساب

-ردیابی و مدیریت بودجه

-مدیریت انطباق

-سفارشات مشتری

-مدیریت موجودی کالا

–پردازش فاکتور

-نظارت بر عملکرد

-ردیابی پروژه

-ردیابی گردش کار و …