این روزها همه چیز را با فناوری های پیشرفته می توان بهبود بخشید. کارمندان دیگر انتظار ندارند به صورت سنتی در محل کار خود مشغول کار باشند. آنها می خواهند محیط دفترشان یه یک مکان هوشمند برای کار آنها تبدیل شود که توسط نرم افزار اتوماسیون اداری هدایت می شود. در حال حاضر برای مدیران نیز استخدام فردی که تمام وقت خود را برای نگهداری از سیستم های اداری و به روز رسانی دستی اطلاعات صرف کند کار آسانی نیست. خوشبختانه این مسئله برای بسیاری از سازمان ها، که از سیستمهای اساسی اتوماسیون اداری از جمله نرم افزار فروش وخدمات پس از فروش برای ذخیره اطلاعات، تبادل داده و مدیریت داده استفاده می کنند ، حل شده است. به این ترتیب بهبود فرآیندها با نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای هر کسب و کار ضروری است.

بهبود فرآیندها با نرم‌افزار اتوماسیون اداری

این روزها همه چیز را با فناوری های پیشرفته می توان بهبود بخشید. کارمندان دیگر انتظار ندارند به صورت سنتی در محل کار خود مشغول کار باشند. آنها می خواهند محیط دفترشان یه یک مکان هوشمند برای کار آنها تبدیل شود که توسط نرم افزار اتوماسیون اداری هدایت می شود. در حال حاضر برای مدیران نیز استخدام فردی که تمام وقت خود را برای نگهداری از سیستم های اداری و به روز رسانی دستی اطلاعات صرف کند کار آسانی نیست. خوشبختانه این مسئله برای بسیاری از سازمان ها، که از سیستمهای اساسی اتوماسیون اداری از جمله نرم افزار فروش وخدمات پس از فروش برای ذخیره اطلاعات، تبادل داده و مدیریت داده استفاده می کنند ، حل شده است. به این ترتیب بهبود فرآیندها با نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای هر کسب و کار ضروری است.

بهبود فرآیندها با نرم‌افزار اتوماسیون اداری

شما به عنوان صاحب یک کسب و کار برای ایجاد جریانی متناسب با فروش خود نیاز دارید که از فرایندها و نرم افزارهای خودکاری همچون نرم افزار فروش و خدمات پس از فروش استفاده کنید. در واقع نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به ساده سازی و کنترل فرآیندهای کسب و کار شما و همینطور افزایش انعطاف پذیری این فرآیندها کمک می کنند.

همچنین این فناوری ها امکان کار را در خارج از شرکت یا سازمان فراهم می کنند. این بدان معنی است که کار جایی نیست که شما می روید بلکه کاری است که شما انجام می دهید. همه اینها از طریق اجرای اتوماسیون اداری با نرم افزاهایی همچون نرم افزار فروش و خدمات پس از فروش امکان پذیر است.

در بسیاری از صنایعی که همگام با تکنولوژی پیش رفته اند ، اتوماسیون اداری مفهوم جدیدی نیست ، بلکه یک ضرورت قدیمی است که نیاز به تحقیق و انطباق مداوم دارد. اما با افزایش تقاضا برای فضای کاری انعطاف پذیر و طراحی دفتر منحصر به فرد ، نیاز به اتوماسیون به طور گسترده ای در کسب و کارهایی از هر شکل و اندازه گسترش یافته است.

در حال حاضر پیش بینی می شود مشاغل جدید برای باقی ماندن در فضای رقابتی امروز سریع تر از هر زمان دیگر فعالیت کرده و با اجرای اتوماسیون اداری به حذف داده های تکراری و ساده سازی فرآیندهای زمانبر و دستی خود اقدام کنند. برای درک بهتر چگونگی بهبود فرآیندها با نرم‌افزار اتوماسیون اداری بهتر است در خصوص اتوماسیون اداری بیشتر بدانیم.

اتوماسیون اداری چیست؟

به زبان ساده ، اتوماسیون اداری (CRM) ابزار یا فناوری است که باعث می شود یک فرایند کارآمدتر و در عین حال با کار کمتری انجام شود. از ذخیره سازی و مدیریت داده ها ، تا امنیت ، تعمیر و نگهداری از اسناد ادارات ، حساب کردن حقوق و دستمزد، ، تسهیل خدمات پس از فروش ، توسعه محصول و موارد دیگر ، فناوری اتوماسیون می تواند باعث صرفه جویی در وقت ، پول و منابع برای هر کسب و کاری شود که سعی در گسترش و رقابت در مقیاس بزرگتر دارد.

اتوماسیون اداری باید به کارکنان شما در پشتیبانی از کارهای روزمره کمک کند و انعطاف پذیری عکس العمل آنها در فرآیندهای فروش و خدمات پس از فروش را افزایش دهد. به عنوان مثال ، برای بیشتر شرکت ها نگهداری اطلاعات ورود به سیستم و ثبت موجودی از موارد طاقت فرسایی است که با استفاده از نرم افزار اتوماسیون و ابزار خودکار تجزیه و تحلیل داده ها ، این وظایف بسیار ساده می شود. نرم افزار اتوماسیون همچنین می تواند در بازاریابی فروش و تبلیغ در رسانه های اجتماعی ، مدیریت پروژه ، پشتیبانی مشتری و موارد دیگر اعمال شود.

 

در حالی که امکانات زیادی در نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار وجود دارد ، اما چندین کار اساسی که بیشتر شرکت ها به آن نیاز دارند ، عبارتند از: مدیریت کارکنان، مدیریت تسهیلات، افزایش بهره وری، تسهیل روند فروش و گارانتی و … .

نکات منفی فرآیندهای دستی سازمان ها

در فرآیندهای دستی ممکن است مشکلات بسیاری رخ دهد. چرا که همگی ما انسان هستیم و همه ممکن است اشتباه کنیم. برخی از اشتباهات رایج در کسب و کارهای سنتی عبارتند از:

– از دست رفتن اطلاعات

– برقراری ارتباط دشوار و نا فرجام با مشتری

– وارد شدن داده های تکراری

– ناتوانی در ارائه با کیفیت خدمات پس از فروش

– عدم توانایی در گزارش و نظارت بر روند کار و …

نحوه عملکرد نرم افزار اتوماسیون اداری

وجود نرم افزار اتوماسیون در دفتر کار به منظور کاهش فرایندهای دستی ، کاهش استفاده از کاغذ و ایجاد چارچوبی سازگار برای انجام دقیق کارها است. این به معنای دیجیتالی کردن وظایف و فرآیندهای مبتنی بر کاغذ و طراحی سیستم هایی است که اطلاعات را با کارآیی بیشتری هدایت می کند. برای انجام این کار ، وظایف در یک ابزار گردش کار دیجیتال تعریف شده و به مجموعه ای از مراحل عملیاتی و خودکار متصل می شود که هر بار بطور مداوم از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری انجام می گردد.

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری

• نگهداری از داده ها

در نرم افزارهای اتوماسیون اداری اطلاعات همیشه در سیستم باقی می مانند. به این ترتیب سفارش ها ، درخواست ها ، تأییدها و کلیه اسناد و مدارک و ارتباطات مربوطه برای همیشه در سیستم شما حفظ می شود.

• افزایش قابل توجه راندمان

فرآیندهای مختلف و مهم کسب و کار ، نظیر دریافت سفارش ، فروش و خدمات پس از فروش همگی به لطف هشدارها ، یادآوری ها و موارد دیگر در اسرع وقت و بدون از دست رفتن زمان انجام می شود. مثلا هنگام ارائه خدمات پس از فروش نیاز نیست که کارمند شما برای جستجوی افراد و اطلاعات آنها زمان زیادی را صرف کند. در نتیجه اتوماسیون اداری به رعایت اصول مشتری مداری نیز کمک می کند.

ارتباطات با مشتریان نیز بسیار ساده و نزدیک به خود فرآیند است. مشتریان می توانند درست در داخل سیستم نظر دهند و نظرات و انتقادات آنها فقط به کسانی که باید آن را ببینند نشان داده شود.

• ارائه گزارش های شفاف

ابزارهای گزارشگری و مانیتورینگ در این سیستم های جدید تعبیه شده اند و در نتیجه امکان مشاهده کامل عملکرد و فعالیت را از طریق داشبورد فراهم می کنند. مسیرهای حسابرسی نیز در سیستم تعبیه شده اند و امکان ثبت دائمی و قابل اشتراک گذاری از کلیه معاملات و فعالیت ها را فراهم می کنند.